Privacy policy Hub-C

Gegevensbescherming nemen wij heel ernstig. Wij baseren ons daarbij op de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (ook bekend als General Data Protection Regulation of ‘GDPR’).

Deze privacyverklaring heeft betrekking op:

• gebruik van onze websites Cultuurconnect.be en Hub-C.org;
• inschrijven op onze nieuwsbrieven;
• inschrijven voor onze workshops, studie/infodagen, events of projectoproepen;
• reageren op onze kandidaatoproepen, enquêtes en wedstrijden;
• downloaden van (bepaalde) documenten op onze websites;
• voeren van een performante CRM en boekhouding;
• gebruik van onze servicedesk.

Door bepaalde onderdelen van de Cultuurconnect websites te gebruiken, door je in te schrijven op één van onze nieuwsbrieven, of voor een van onze workshops, studie/infodagen, events die wij alleen of met partnerorganisaties opzetten, of projectoproepen, door te reageren op een van onze kandidaatoproepen (voor projectgroepen, werkgroepen, specifieke opdrachten, …), enquêtes of wedstrijden, door (bepaalde) documenten op onze websites te downloaden, of door onze servicedesk te gebruiken geeft je informatie door die toelaat je als persoon te identificeren. Deze Privacyverklaring hoort samen met de andere Gebruiksvoorwaarden en geeft gedetailleerde informatie over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken. Wij raden je aan om beide documenten aandachtig door te lezen.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de diensten van Cultuurconnect. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere sites en bronnen die verbonden zijn met onze websites, maar we verwijzen er wel naar zodat je de nodige informatie kan vinden.

Wie gebruik maakt van onze websites, of wie zich inschrijft op één van onze nieuwsbrieven, of voor een van onze workshops, studiedagen, events, of projectoproepen, reageert op een van onze kandidaatoproepen (voor projectgroepen, werkgroepen, specifieke opdrachten, …), enquêtes of wedstrijden, (bepaalde) documenten op onze websites downloadt, of onze servicedesk gebruikt, aanvaardt deze Privacyverklaring. 

Je kan jouw gegeven toestemming steeds intrekken via mail naar email hidden; JavaScript is required (zie onder: “Hoe laat je jouw rechten gelden”).

A. Websites

Bij algemeen gebruik van onze websites houden wij een beperkt aantal bezoekersdata bij met het oog op een optimale dienstverlening. Het gaat om anonieme of geaggregeerde gegevens zoals browser type of IP-adres, het besturingsprogramma dat je gebruikt, de domeinnaam van de website langs waar je naar onze website gekomen bent, of waarlangs je die verlaat, de pagina's die je op onze website bezoekt, ...

Op onze websites maken wij ook gebruik van zogenaamde cookies. Een cookie is een kleine file die door de website-eigenaar naar de harde schijf van de website-bezoeker wordt gestuurd en daar wordt opgeslagen. Hiermee wordt het adres van de bezochte site vastgelegd samen met enkele gegevens over het bezoek die ons toelaten om een aantal anonieme statistieken bij te houden. Voor verdere informatie omtrent het gebruik van cookies, verwijzen wij graag naar onze Cookieverklaring.

B. Nieuwsbrieven

Bij inschrijving op een van onze nieuwsbrieven (onze algemene nieuwsbrief, of één van onze nieuwsbrieven verbonden aan onze projecten, producten of diensten) vragen wij een beperkt aantal persoonsgegevens op:

• altijd: e-mailadres (verplicht)
• soms aanvullend:
  • werkveld (optioneel)
  • naam (optioneel)
  • website (optioneel)
  • ...

C. Workshops, studie/infodagen, events of projectoproepen

Bij de inschrijving op onze workshops, studie/infodagen, events,  die wij alleen of met partnerorganisaties opzetten, of als partnerorganisatie ondersteunen, of bij inschrijving op een projectoproep, vragen wij een aantal persoonsgegevens op. Het kan gaan om e-mailadres, familienaam, voornaam, organisatie, gemeente/stad, werkdomein, facturatie-adres, ...

 Tijdens onze workshops, studie/infodagen, of events, die wij alleen of met partnerorganisaties opzetten, of als partnerorganisatie ondersteunen, maken wij ook sfeerbeelden (foto en video) die gebruikt kunnen worden op de websites, nieuwsbrieven en/of social media van Cultuurconnect. Indien je dit niet wenst, kan je ons dit op gelijk welk moment laten weten. We verwijzen hiervoor naar het onderdeel “Hoe laat je jouw rechten gelden” (recht om bezwaar te maken).  

D. Kandidaatoproepen, enquêtes en wedstrijden

Als je reageert op een van onze kandidaatoproepen (voor projectgroepen, werkgroepen, specifieke opdrachten, …), enquêtes of wedstrijden kan jou gevraagd worden een aantal persoonsgegevens mee te delen. Het kan gaan om e-mailadres, telefoonnummer, familienaam, voornaam, functie, organisatie, gemeente/stad (postcode), werkdomein, of foto.

E. Downloaden van (bepaalde) documenten

Als je documenten op onze websites downloadt, kan jou gevraagd worden een aantal persoonsgegevens mee te delen. Het kan gaan om e-mailadres, familienaam, voornaam, organisatie, gemeente/stad (postcode), werkdomein.

F. CRM en boekhouding

In het kader van ons Customer Relationship Management (CRM) en onze boekhouding kunnen  wij volgende gegevens van jou bijhouden: naam, voornaam, geslacht, financiële identiteitsgegevens en transacties, professioneel telefoonnummer, professioneel e-mailadres, organisatie (rechtsvorm, naam, adres, financiële identificatiegegevens en transacties), functie, ...

Wij vragen deze gegevens expliciet met dat doel bij je op, of wij hebben deze gegevens verkregen doordat je gebruik hebt gemaakt van een van onze diensten.

G. Servicedesk

In het kader van jouw gebruik van onze servicedesk kunnen wij volgende gegevens van jou bijhouden: naam, voornaam, e-mailadres, organisatie, tevredenheid (via kleursymbool), tickethistoriek.

In de inschrijvingsmodule/inschrijvingsformulieren is sommige informatie verplicht in te vullen (meestal aangeduid met een *), deze gegevens zijn nodig om jou de gewenste dienst te kunnen leveren. Andere informatie – niet aangeduid met * – kan nuttig zijn, maar is niet absoluut nodig. Je kiest zelf of je hier gegevens invult.

Bij elke inschrijving vragen wij je om akkoord te gaan met deze Privacyverklaring. Als je dat doet, geef je jouw toestemming voor de verwerking, zoals in deze Privacyverklaring omschreven, van de persoonsgegevens die je invult. 

Wanneer je je abonneert op een van onze diensten, dan zal je ook de nieuwsbrief gekoppeld aan deze dienst ontvangen. Indien je dat niet wenst, kan je hiertegen bezwaar maken (zie onder: “Hoe laat je jouw rechten gelden”).

Jouw persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor de hieronder omschreven doeleinden. Jouw persoonsgegevens worden nooit voor commerciële doeleinden aangewend.

A. Websites

1. Functionele doeleinden: permanente optimalisatie van onze website voor de gebruikers; gebruiksanalyse van onze website
2. Beheerdoeleinden: analyse en rapportering in het kader van de indicatoren die in onze beheersovereenkomst met de Vlaamse overheid opgenomen zijn (deze rapportering gebeurt steeds anoniem)
3. Statistische doeleinden (gepseudonimiseerd)

Indien je niet akkoord gaat met de verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van deze doeleinden, dan is het niet mogelijk om van onze websites gebruik te maken.

B. Nieuwsbrieven

1. Functionele doeleinden: verlenen van de dienst waarvoor ingeschreven wordt, namelijk toesturen van de nieuwsbrief; personalisatie van de communicatie (optioneel: enkel wanneer je jouw naam invult)
2. Beheerdoeleinden: analyse en rapportering in het kader van de indicatoren die in onze beheersovereenkomst met de Vlaamse overheid opgenomen zijn (deze rapportering gebeurt steeds anoniem)
3. Statistische doeleinden (gepseudonimiseerd)

Indien je niet akkoord gaat met de verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van deze doeleinden, dan is het niet mogelijk om van deze dienst gebruik te maken.

Uitschrijven is steeds mogelijk volgens de eenvoudige instructies die vermeld staan in de nieuwsbrieven.

C. Workshops, studie/infodagen, events of projectoproep

1. Beheerdoeleinden: administratieve verwerking en opvolging van jouw inschrijving; analyse en rapportering in het kader van de indicatoren die in onze beheersovereenkomst met de Vlaamse overheid opgenomen zijn (deze rapportering gebeurt steeds anoniem)
2. Statistische doeleinden (gepseudonimiseerd) 
3. Functionele doeleinden: communicatie in verband met het ingediende projectvoorstel
4. Informatiedoeleinden: toesturen van informatie over de desbetreffende workshop, studie/infodag, het desbetreffende event, of in verband met de betreffende projectoproep; toesturen van een evaluatieformulier na afloop van de desbetreffende workshop, studie/infodag, het desbetreffende event, of de betreffende projectoproep
5. Direct marketing: toesturen van informatie over andere workshops, studie/infodagen of events die wij alleen of met partnerorganisaties opzetten, of als partnerorganisatie ondersteunen, of over toekomstige projectoproepen

Indien je niet akkoord gaat met de verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van doeleinden 1 tot en met 3, dan is het niet mogelijk om in te schrijven voor/deel te nemen aan de desbetreffende workshop, studie/infodag, het desbetreffende event, of de betreffende projectoproep. 

Mocht je niet akkoord gaan met de verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van doeleinden 4 en/of 5, dan kan je hiertegen bezwaar maken (zie onder: “Hoe laat je jouw rechten gelden”).

D. Reageren op kandidaatoproepen, enquêtes of wedstrijden

1. Beheerdoeleinden: administratieve verwerking en opvolging van de kandidaatstelling, enquêtering of wedstrijddeelname; 
2. Functionele doeleinden: communicatie in verband met de kandidaatoproep, enquête of wedstrijddeelname, en opvolging ervan;
3. Informatiedoeleinden en Direct marketing: toesturen van informatie over de kandidaatoproep, enquête of wedstrijd, of in verband met gerelateerde kandidaatoproepen, enquêtes of wedstrijden.

Indien je niet akkoord gaat met de verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van doeleinden 1 en 2, dan is het niet mogelijk om deel te nemen aan een kandidaatoproep, enquête of wedstrijd. 

Mocht je niet akkoord gaan met de verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van doeleinde 3, dan kan je hiertegen bezwaar maken (zie onder: “Hoe laat je jouw rechten gelden”).

E. Downloaden van (bepaalde) documenten

1. Beheerdoeleinden: analyse en rapportering in het kader van de indicatoren die in onze beheersovereenkomst met de Vlaamse overheid opgenomen zijn (deze rapportering gebeurt steeds anoniem)
2. Statistische doeleinden (gepseudonimiseerd) 
3. Informatiedoeleinden en Direct marketing: toesturen van andere informatie in verband met het onderwerp/thema van het gedownloade document (interessante documenten/links, activiteiten of events, ….)

Indien je niet akkoord gaat met de verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van doeleinden 1 en 2, dan is het niet mogelijk om de betreffende documenten te downloaden. 

Mocht je niet akkoord gaan met de verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van doeleinde 3, dan kan je hiertegen bezwaar maken (zie onder: “Hoe laat je jouw rechten gelden”).

F. CRM en boekhouding

1. Beheerdoeleinden: financieel beheer; beheer van onze customer relations en onderhouden van onze leveranciers-, klanten- en partnerrelaties; in het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient Cultuurconnect een aantal gegevens te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen;
2. Functionele doeleinden: personaliseren van de diensten en de communicatie van Cultuurconnect; 
3. Informatiedoeleinden: je op de hoogte houden over onze projecten en initiatieven die voor jou (vanwege jouw professionele functie) relevant kunnen zijn. 

Mocht je niet akkoord gaan met de verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van doeleinde 3, dan kan je hiertegen bezwaar maken (zie onder: “Hoe laat je jouw rechten gelden”).

G. Servicedesk

1. Beheerdoeleinden: analyse en rapportering in het kader van de indicatoren die in onze beheersovereenkomst met de Vlaamse overheid opgenomen zijn (deze rapportering gebeurt steeds anoniem);
2. Functionele doeleinden: verwerken en beantwoorden van servicedeskvragen; permanente optimalisatie van de servicedesk voor de gebruikers; 
3. Statistische doeleinden (gepseudonimiseerd). 

De verwerkingsverantwoordelijke is:

• Cultuurconnect vzw
• Miriam Makebaplein 1, 9000 Gent
• Ondernemingsnummer: 0629.858.909

De Data Protection Officer (DPO) van Cultuurconnect kan worden bereikt via bovenstaand adres (t.a.v. Data Protection Officer), of via email hidden; JavaScript is required. 

Voor de websites werken wij samen met een onderaannemer/hosting provider. Deze is gevestigd binnen de EU, is er contractueel toe verbonden het privacybeleid van Cultuurconnect strikt te respecteren, en handelt enkel op instructie van Cultuurconnect.

Voor het versturen van nieuwsbrieven maken wij gebruik van Hubspot . Dat betekent dat Hubspot als verwerker mee in deze dienstverlening ingeschakeld is. Door in te schrijven op onze nieuwsbrieven ga je akkoord met de voorwaarden van Hubspot.

Voor het organiseren van de inschrijvingen voor workshops, studie/infodagen of events maken wij gebruik van Google Forms. Door in te schrijven voor een workshop, studie/infodag of event ga je akkoord met het privacybeleid van Google, met betrekking tot haar service Google Forms.

A. Gegevens verzameld in kader van gebruik websites

Jouw gegevens worden bewaard tot maximaal 2 jaar na de verstrekking ervan. Dit laat ons toe enerzijds voldoende gebruiksanalyse te kunnen uitvoeren ter optimalisatie van onze websites voor de gebruikers, en anderzijds te voldoen aan onze rapporteringsverplichting in het kader van onze beheersovereenkomst met de Vlaamse Overheid.

B. Gegevens verzameld in kader van inschrijving op nieuwsbrieven

Jouw gegevens worden bewaard zolang dat nodig is om jou deze dienst te verlenen en tot maximaal 2 jaar vanaf het moment dat deze dienst ophoudt te bestaan, of tot het moment waarop je hebt aangegeven de nieuwsbrief van deze dienst niet langer te willen ontvangen (bijvoorbeeld via de uitschrijflink die in elke nieuwsbrief wordt opgenomen). In het laatste geval wordt jouw e-mailadres meteen geschrapt uit het bestand dat dient om de desbetreffende nieuwsbrief toe te sturen. Nadat deze termijn overschreden is, worden jouw gegevens verwijderd of verder geanonimiseerd bijgehouden in functie van geanonimiseerde statistische verwerking. Deze bewaartermijn laat ons toe te voldoen aan onze rapporteringsverplichting in het kader van onze beheersovereenkomst met de Vlaamse Overheid.

C. Gegevens verzameld in kader van inschrijving voor workshops, studie/infodagen, events of een projectoproep

Jouw e-mailadres wordt bewaard tot maximaal 5 jaar na jouw laatste inschrijving voor een workshop, studie/infodag, event, of jouw inschrijving op een projectoproep. Dit laat ons toe je op de hoogte te houden van ons aanbod. Indien je bezwaar hebt gemaakt tegen het gebruik van jouw gegevens voor direct marketing (zie onder: “Hoe laat je jouw rechten gelden”), wordt jouw e-mailadres meteen geschrapt uit het bestand dat dient om dergelijke communicatie toe te sturen.

Jouw andere gegevens worden bewaard tot maximaal 2 jaar vanaf het moment waarop de inschrijving administratief verwerkt en voltooid is. Dit laat ons toe enerzijds ons aanbod te evalueren en bij te sturen op basis van deelnemersfeedback, en anderzijds te voldoen aan onze rapporteringsverplichting in het kader van onze beheersovereenkomst met de Vlaamse Overheid.

D. Gegevens verzameld in kader van reacties op kandidaatoproepen, enquêtes of wedstrijden

Jouw e-mailadres wordt bewaard tot maximaal 5 jaar na jouw kandidaatstelling, het invullen van de enquête, of de deelname aan de wedstrijd. Dit laat ons toe je op de hoogte te houden van andere informatie in verband met gerelateerde kandidaatoproepen, enquêteringen of wedstrijden.

Jouw andere gegevens worden bewaard tot maximaal 2 jaar vanaf het moment waarop de kandidaatstelling, enquêtering of wedstrijddeelname administratief verwerkt en voltooid is. Dit laat ons toe te voldoen aan onze rapporteringsverplichting in het kader van onze beheersovereenkomst met de Vlaamse Overheid.

E. Gegevens verzameld in kader van downloaden van (bepaalde) documenten

Jouw e-mailadres wordt bewaard tot maximaal 5 jaar na jouw laatste download. Dit laat ons toe je op de hoogte te houden van andere informatie in verband met het onderwerp/thema van het gedownloade document (interessante documenten/links, activiteiten of events, ….). Indien je bezwaar hebt gemaakt tegen het gebruik van jouw gegevens voor direct marketing (zie onder: “Hoe laat je jouw rechten gelden”), wordt jouw e-mailadres meteen geschrapt uit het bestand dat dient om dergelijke communicatie toe te sturen.

Jouw andere gegevens worden bewaard tot maximaal 2 jaar vanaf het moment van de download. Dit laat ons toe te voldoen aan onze rapporteringsverplichting in het kader van onze beheersovereenkomst met de Vlaamse Overheid.

F. Gegevens verzameld in kader van CRM en boekhouding

Wij bewaren deze gegevens zolang dit noodzakelijk is in het kader van onze professionele contacten en zolang je werkzaam bent bij een organisatie die rechtstreeks of onrechtstreeks met Cultuurconnect verbonden is (leverancier, bibliotheek, cultuur- of gemeenschapscentrum, cultuur- of vrijetijdsdienst, partner, …).

G. Gegevens verzameld in kader van gebruik servicedesk

Wij bewaren deze gegevens zolang dit nuttig is in het kader van onze servicedesk werking en de interne kennisdatabank die wij als ondersteunende organisatie geleidelijk aan opbouwen door middel van onze servicedesk ten dienste van de sector van het lokaal cultuurbeleid.

Cultuurconnect bewaart jouw persoonsgegevens enkel op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER) of binnen een door de Europese Unie als veilig beschouwd land of onderneming conform de Privacy Shield Framework. 

We hanteren een wachtwoordbeleid op onze CRM- en databanksystemen, zodat enkel bevoegde medewerkers die kunnen raadplegen. In het kader van onze werking (projecten, diensten) kunnen bepaalde gegevens eventueel binnen Cultuurconnect worden verzonden naar andere medewerkers, die allen geïnformeerd zijn over het belang van de bescherming en zich bewust zijn van het vertrouwelijke karakter ervan, en met wie dienaangaande ook een vertrouwelijkheidsovereenkomst gesloten is. 

Cultuurconnect behandelt jouw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt jouw gegevens alleen om je de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht. Cultuurconnect kan jouw gegevens toezenden aan organisaties waar zij rechtstreeks of onrechtstreeks mee verbonden is, in onderstaande gevallen.

In sommige gevallen is Cultuurconnect bij wet verplicht om jouw gegevens te delen met derden, waaronder:

• overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken;
• gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek.

Cultuurconnect kan jouw gegevens tevens overdragen aan specifieke dienstverleners om te helpen met:

• het ontwerpen en onderhouden van computerapparatuur en internetapplicaties of hostingdiensten;
• het aanbieden van communicatiediensten, met inbegrip van online en socialenetwerkproviders;
• het voorbereiden van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten;
• de organisatie van evenementen en het beheer van klantencommunicatie.

Je hebt altijd het recht om de door jou meegedeelde persoonsgegevens (onder de voorwaarden vermeld in de GDPR)

• op te vragen en in te kijken (art. 15 GDPR), of over te dragen (art. 20 GDPR)

Via een bevestigingsmail die volgt op jouw inschrijving voor een workshop, studie/infodag of event krijg je reeds een overzicht van de door jou naar aanleiding van de inschrijving meegedeelde persoonsgegevens.

• te (laten) wijzigen of vervolledigen (art. 16 GDPR)
• te (laten) schrappen (art. 17 GDPR)

Dit kan met betrekking tot één of meerdere van de hierboven vermelde doeleinden.

Je kan ook vragen om volledig te worden verwijderd uit alle databases. Je wordt dan ‘vergeten’ en op geen enkele manier nog gecontacteerd.

Daarnaast heb je  steeds het recht om

• Beperking van de verwerking te vragen (art. 18 GDPR)
• Bezwaar te maken tegen de verwerking (art. 21 GDPR)

Dit kan door een eenvoudig verzoek te mailen naar email hidden; JavaScript is required. Wij vragen je hierbij wel jouw identiteit te bewijzen via een kopie van (voor- en achterkant) van jouw identiteitskaart. 

Vermeld steeds:

• Voor- en achternaam van de persoon die je wilt schrappen of wijzigen;
• E-mailadres van de persoon die je wilt schrappen of wijzigen;
• Welke persoonsgegevens je precies wilt inkijken of opvragen;
• Welke wijzigingen je precies wil doorvoeren, of welke gegevens je precies wilt schrappen;
• Desgevallend: welke beperking van de verwerking je vraagt;
• Desgevallend: de inhoud van jouw bezwaar, en het gevolg dat je wenst dat eraan gegeven wordt.

Binnen een maand na ontvangst van het verzoek (behoudens verlenging van deze termijn, overeenkomstig art. 12 GDPR) zullen wij je informatie verstrekken over het gevolg dat aan jouw verzoek gegeven is.

De computers en internetverbindingen waarop jouw persoonsgegevens worden bewaard en getransporteerd zijn zo goed mogelijk beveiligd tegen hacken, installeren van malware en ander oneigenlijk gebruik. Op de computers en het netwerk kan enkel worden ingelogd met een gebruikersnaam en paswoord.

Iedereen die namens Cultuurconnect jouw persoonsgegevens kan inkijken of kennen is gebonden aan geheimhouding van die informatie. Alle medewerkers van Cultuurconnect zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en privacy, en zijn gebonden door een vertrouwelijkheidsovereenkomst.

Er wordt een back-up gemaakt van de persoonsgegevens om die te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

Als het nodig is worden persoonsgegevens gepseudonimiseerd en geëncrypteerd. De systemen worden geregeld getest en geëvalueerd.

We springen zo zorgvuldig mogelijk om met jouw persoonsgegevens en houden die beveiligd bij.

Het verspreid geraken van jouw persoonsgegevens door gegevensdiefstal of datalekken kan geen aanleiding geven tot schadeclaims ten aanzien van Cultuurconnect, tenzij wij vastgesteld in gebreke gebleven zijn om een adequaat beveiligingsniveau te verstrekken.

Heb je ondanks onze voorzorgsmaatregelen toch klachten over ons gebruik van jouw persoonsgegevens, contacteer dan email hidden; JavaScript is required, en we zoeken een oplossing.

Meer informatie over klachtenprocedures vind je op volgende websites: Vlaamse Toezichtcommissie; Gegevensbeschermingsautoriteit.

Deze Privacyverklaring kan wijzigen. Wij passen de regels en voorwaarden aan om jouw privacy zo goed mogelijk te beschermen en op een transparante manier met jouw persoonsgegevens om te gaan. Neem dus geregeld opnieuw een kijkje. De laatste aanpassing dateert van 17/03/2025.