10 tips van meemoo voor jouw digitale strategie

Wat bedoelen we precies met een digitale strategie? Kort gezegd: het is een werkdocument waarin je beschrijft hoe je als organisatie digitale technologie inzet om je algemene doelen te bereiken. In de cultuursector bevat zo’n strategie bijvoorbeeld:

• een analyse van digitale noden (bv. rond collectie, publiek of interne werking)
• ambities en doelstellingen (bv. betere digitale publieksinteractie, efficiënter databeheer)
• methodes om die doelstellingen te realiseren (bv. datastandaarden, samenwerking met externe partners, storytelling)
• succesfactoren (bv. voldoende mankracht, expertise en infrastructuur)
• indicatoren of KPI’s om je vooruitgang te meten

Een digitale strategie is geen losstaande visie, maar een strategische vertaalslag van je kernopdracht naar een digitale context. Je vult die aan met een roadmap of actieplan waarin je prioriteiten en timing vastlegt.

Digitalisering raakt elke vezel van onze samenleving – en dus ook van de cultuursector. Toch hebben veel cultuurorganisaties vandaag nog geen digitale strategie. Er zijn vaak wel losse digitale projecten, tools of experimenten, maar een overkoepelend plan ontbreekt. Daardoor blijven inspanningen vaak versnipperd.

Zonder digitale strategie loop je het risico om tijd, geld en energie te investeren zonder duidelijk doel. Of je blijft vasthouden aan analoge routines, terwijl je publiek en medewerkers steeds meer digitaal verwachten. Dat leidt tot frustratie, inefficiëntie en gemiste kansen.

Met een digitale strategie bepaal je waar je als organisatie naartoe wil – en hoe digitale technologie je daarbij kan helpen. Het is een hefboom voor:

• efficiënter werken: van publiekswerking tot collectiebeheer
• beter inspelen op de verwachtingen van een digitaal publiek
• meer impact, via nieuwe kanalen en doelgroepen
• toekomstgericht beleid in een context die continu verandert

Kortom: een digitale strategie helpt je om bewust te kiezen waar je wel en niet op inzet. Zo bouw je aan een digitale werking die past bij je missie, je draagkracht én je publiek.

Dat veel organisaties nog geen digitale strategie hebben, is begrijpelijk en herkenbaar:

• Digitalisering voelt vaak te technisch aan, terwijl het juist over mensen, processen en keuzes gaat.
• Er is zelden tijd of mandaat om stil te staan en te reflecteren – de focus ligt op de uitvoering.
• Strategie, roadmap, KPI’s... het klinkt abstract en complex, zeker in een culturele context.
• Er heerst twijfel of koudwatervrees: wat als we de verkeerde keuzes maken?

Toch loont het om die stap wél te zetten. Een digitale strategie geeft houvast, scherpte en richting – en voorkomt dat je blijft dobberen in een zee van tools, trends en verwachtingen.

Klaar om aan de slag te gaan? Deze tips helpen je op weg. 👇

1. Geef jezelf voldoende tijd

Een digitale strategie schrijf je niet op één, twee, drie. Voorzie tijd in je jaarplanning: een traject duurt gemiddeld zes tot twaalf maanden, afhankelijk van de complexiteit van je werking. Begin met een intern mandaat en bepaal duidelijk wie mee aan tafel zit.

2. Werk met een vaste werkgroep van verschillende profielen

Stel een kleine kernploeg samen van drie tot vijf mensen die het traject trekken. Betrek zeker een beleidsverantwoordelijke en een collega met zicht op collectie of publiekswerking. Die mix zorgt voor een breed perspectief én realistische keuzes. Duid ook een trekker aan die het overzicht bewaart en opvolging verzekert.

3. Duid eerst de digitale pijnpunten aan in je werking

Met een goede nodenanalyse ben je al halfweg. Waar loopt het vandaag digitaal spaak? Denk aan:

• data die dubbel moeten worden ingevoerd 
• doelgroepen die de (digitale) collectie moeilijk terugvinden
• publieksgegevens die verspreid zitten over verschillende Excel-bestanden
• medewerkers met beperkte kennis van AI, rechten of cloudopslag

Breng die knelpunten eerst in kaart voor je begint te dromen over tools of innovaties.

4. Ga in gesprek met andere cultuurorganisaties

Soms helpt het om even uit je eigen bubbel te stappen. Spreek met een bibliotheek, archiefdienst of cultuurcentrum dat al een strategie heeft. Vraag niet alleen naar het einddocument, maar vooral: wat hebben jullie onderweg geleerd? En welke keuzes zouden jullie vandaag anders maken? Laat je inspireren zonder klakkeloos te kopiëren.

5. Schakel externe hulp in

Overweeg het inschakelen van een deskundige externe blik. Een ervaren begeleider stelt de juiste vragen, brengt structuur en houdt het tempo vast. Extra zinvol als je intern weinig strategische ervaring hebt.

Een externe partner zoals meemoo of Cultuurconnect kan je helpen om je traject te structureren, bij te sturen en te verdiepen – zeker als je team hier weinig ervaring mee heeft.

6. Vertaal noden naar concrete doelstellingen

Formuleer je ambities in duidelijke zinnen:

“We willen dat onze collectie raadpleegbaar is via een gebruiksvriendelijke online interface.”
“We willen digitale initiatieven opzetten die ook kwetsbare doelgroepen bereiken – bijvoorbeeld ouderen of mensen met een beperkte digitale vaardigheid.”

Vermijd vage formuleringen zoals “meer inzetten op digitalisering” zonder er een meetbare KPI aan te koppelen. Wees ook realistisch: een lange lijst doelen klinkt ambitieus, maar is zelden werkbaar.

7. Bepaal meetpunten of indicatoren per doel

Hoe weet je of je op koers zit? Formuleer per doel minstens één indicator. Denk aan:

• het aantal raadplegingen
• het aantal medewerkers dat een opleiding volgde
• de tijdswinst in processen
• het aantal gebruikersvragen dat digitaal werd afgehandeld

8. Zet je digitale strategie om in een actieplan

Zorg dat je strategie werkbaar wordt in de praktijk. Vertaal elk doel naar concrete acties en stel daarna prioriteiten. Zijn de prioritaire acties helder? Maak dan een overzicht volgens urgentie: wat pakken we aan op zeer korte termijn (bv. jaar 1), korte termijn (bv. jaar 2), middellange termijn (bv. jaar 3-4) of lange termijn (bv. jaar 5-6)?

9. Plan vaste evaluatiemomenten en interne check-ins

Een strategie leeft pas als je ermee blijft werken. Plan minstens jaarlijks een werksessie om te evalueren: wat is gerealiseerd, wat loopt vast, waar moeten we bijsturen? Betrek daar ook collega’s buiten de kerngroep bij. Een geschikt moment voor zo’n evaluatie? Koppel het aan de opmaak van het jaarverslag – dan blik je sowieso terug en vooruit.

10. Timing niet gehaald? Geen ramp.

Focus op richting, niet op deadlines. Liever traag en gedragen dan snel en oppervlakkig. Digitale transformatie is een marathon, geen sprint. Raak dus niet in paniek als je timing afwijkt. Belangrijker is dat je het pad blijft volgen. Beschouw je digitale strategie als ‘work in progress’: een levend document dat je bijstuurt waar nodig, zowel qua timing als inhoud.