Sofie De Bruycker (Digitaal Basecamp): “Succesvolle digitale trans­for­ma­tie draait voor 30% om technologie en voor 70% om mensen”

De eerste editie van het Digitaal Basecamp zit erop! Tijd om terug te blikken met trainer Sofie De Bruycker. Als digitaal begeleider met jarenlange ervaring bij non-profitorganisaties zag ze van dichtbij hoe organisaties worstelen met digitale verandering. Niet omdat ze het niet willen, maar omdat ze niet goed weten waar te beginnen. Vanuit haar rol bij digiraf zette ze in op procesbegeleiding, coaching en training rond digitale thema's en procesgedreven werken.

Digiraf heeft samen met Hub-C de opleiding grondig herzien en de vertaalslag gemaakt naar 'Digitaal Basecamp'. Het is de eerste keer dat het traject in deze vorm werd gegeven, hoe is dat verlopen? 

Het traject bestond oorspronkelijk uit een reeks modules met als eindresultaat een volledige digitale strategie. Dat klonk goed, maar in de praktijk bleek dat niet te werken. "Een digitale strategie maak je niet op één dag of één week." zegt Sofie De Bruycker. "Dat is een proces dat tijd nodig heeft en waarbij je belangrijke keuzes moet maken."

De vraag was dus: waar ligt écht de nood bij organisaties? "Een digitale strategie komt bovenop het vele werk dat organisaties al hebben." Dus kozen digiraf en Hub-C voor een workshopformaat: vier praktijkgerichte sessies van één dag, waarbij deelnemers elke keer met een tastbaar resultaat naar huis gaan. We brachten methodieken en ervaringen aan die écht werken bij organisaties. Van een digitaal vizier en toekomstbeeld, tot een aanzet van een digitale strategie en een roadmap.

Wat is het belangrijkste resultaat dat deelnemers meenemen uit dit traject?

"De mooiste evolutie is het groeiende besef van hoe belangrijk mensgericht digitaliseren is." Dat zit verweven in de volledige aanpak en methodiek van digiraf en het begon ook bij de deelnemers te landen. "Doorheen het traject begonnen ze die reflex zelf te maken: waarom is mensgericht digitaliseren belangrijk, en hoe neem ik dat mee in mijn organisatie?"

Daarnaast zag Sofie een sterke groei in strategisch denken. "Dat klinkt misschien zwaar, maar het gaat vooral over het in beeld brengen van de beïnvloedende factoren binnen een organisatie. Hoe meer je dat in beeld hebt, hoe gefundeerder je keuzes kunt maken." Niet elke organisatie vertrok met een kant-en-klare roadmap. En toch was dat geen probleem. "Een goed beeld van waarom het nog niet lukt, is even waardevol. Geen angst hebben om even stil te staan en eerst nadenken wat er echt nodig is."

Welke uitdagingen kwamen het vaakst terug bij de deelnemers?

Het Digitaal Basecamp richt zich vooral op digitale leiders of personen met voldoende mandaat om keuzes te maken in hun organisatie. Als we terugblikken op het traject, blijkt dat mandaat ook cruciaal. "Om een goede digitale strategie te maken moet je de werking van je organisatie door en door kennen en moet je keuzes kunnen maken. Want dat is een belangrijk onderdeel van het opzetten van een digitale strategie en iets dat ook in elke workshop in het traject aan bod komt: beslissingen nemen en prioriteiten kunnen stellen.”

Eén inzicht viel op: organisaties die met meerdere collega's deelnamen, haalden veel meer uit het traject. "We begrijpen dat het niet evident is om meerdere mensen een dag vrij te maken. Maar de meerwaarde is groot. Je bouwt intern een groter draagvlak, dat maakt het veel gemakkelijker om samen stappen te zetten."

Veel organisaties hebben digitale ambities, maar worstelen met de uitvoering. Waar loopt het volgens jou vaak mis bij digitale transformatie?

Sofie ziet vier terugkerende kansen die net zo belangrijk zijn bij een succesvolle digitale transformatie:

1. Een helder toekomstbeeld: "Zonder een duidelijke richting blijven digitale projecten gewoon losse flodders."
2. Mensen meenemen: "Als mensen het onderliggende probleem niet zelf ervaren of begrijpen waarom een bepaalde keuze wordt genomen, willen ze ook niet mee evolueren naar een oplossing."
3. Uitzoomen en richting bepalen: "De uitdaging zit hem net in het even stilstaan en nadenken waarom we dit gaan doen, en de tijd durven nemen om die strategie op te zetten én te laten groeien."
4. Een haalbare en realistische planning: "Als je wil dat mensen effectief aan de slag gaan met een nieuw systeem, ook 6 maanden na de lancering, dan vraagt dat tijd."

Waarom is het belangrijk dat cultuurorganisaties werk maken van een digitale strategie? 

Veel cultuurorganisaties zijn geen wit blad meer. Ze hebben al heel wat systemen in huis, maar botsen er nu op dat die systemen niet echt worden gebruikt, of niet op elkaar zijn afgestemd. "De meerwaarde blijft uit, niet omdat de systemen slecht zijn, maar omdat ze niet passen bij de noden, de context van de organisatie of het groter geheel.”

De meest gehoorde reden waarom culturele organisaties geen werk maken van een digitale strategie is een tekort aan tijd en middelen. "Maar net door een digitale strategie te ontwikkelen, kan je die kostbare tijd en middelen efficiënter inzetten. Je krijgt een realistisch beeld van wat er gerealiseerd moet worden over meerdere jaren heen, en hoe alle inspanningen – hoe klein ze ook zijn - bijdragen aan dat grotere toekomstbeeld."

Zonder strategie dreigen digitale projecten ad hoc te worden: ze hebben even een wow-effect maar creëren niet altijd een duurzame en blijvende impact. "Een digitale strategie zorgt ervoor dat elke inspanning en elk project bijdraagt aan de bredere richting waarin de organisatie wil evolueren. 

Waarom is mensgericht werken zo belangrijk? Het gaat toch om digitale strategie?

Digitale verandering enkel zien als systemen implementeren en IT binnenbrengen in organisaties is achterhaald. "Een succesvolle digitale transformatie draait voor 30% om technologie en voor 70% om mensen. Digitale systemen bieden veel kansen maar als mensen er niet mee aan de slag gaan, levert het uiteindelijk niets op. Dan heb je misschien wel een knap CRM-systeem, maar zit je eigenlijk te werken met een lege doos." De digitale transformatie begint en eindigt bij mensen. Technologie is geen doel op zich, het is een middel.

Zo'n opleiding lost natuurlijk niet alle vraagstukken op, hoe zorg je ervoor dat de deelnemers ook effectief aan de slag gaan met de nieuwe kennis? 

Door het traject Digitaal Basecamp in de vorm van workshops te houden zorgen we ervoor dat de deelnemers echt met de informatie aan de slag gaan. “We beperken de theorie tot het minimum en gaan direct over tot het aanreiken van modellen en methodieken. Tijdens de workshop ga je zelf aan de slag met nieuwe kennis, relevant voor jouw organisatie.” Het resultaat: deelnemers gaan na elke workshop naar huis met een tastbaar resultaat, van een toekomstbeeld tot een roadmap. Geen abstracte concepten, maar concrete tools.

Wat onderscheidt Digitaal Basecamp van andere opleidingen rond digitale transformatie?

Sofie is hier duidelijk in: "De focus op mensen in plaats van technologie.” Bij opleidingen rond digitalisering ligt de nadruk vaak op de technologie en systemen. Maar het is net de focus op mensen die zo belangrijk is. De eerste stap is bepalen wat je wilt oplossen en waarom. De technologie volgt pas later.

Omdat het traject gericht is op cultuurorganisaties, wissel je uit met collega's die vaak voor dezelfde uitdagingen staan of al met bepaalde zaken geëxperimenteerd hebben. Dat zijn waardevolle inzichten. 

Een andere meerwaarde is dat de abstractie van een digitale strategie heel praktijkgericht wordt benaderd "Je hebt geen technische voorkennis nodig om deel te nemen aan het traject. Het enige dat je nodig hebt, is een goed beeld van je organisatie, waar je naartoe wilt en het mandaat om daar keuzes in te maken."

Wat is jouw advies aan cultuurprofessionals die twijfelen of dit traject iets voor hen is?

"Als je als cultuurorganisatie digitale stappen vooruit wilt zetten, dan is dit traject iets voor jou." Het is laagdrempelig en toegankelijk: je stapt makkelijk in en hebt geen voorkennis nodig van technologie of digitale strategie.

Maar ook voor organisaties die al veel hebben gewerkt rond digitale strategie is het waardevol. "Want werkt jouw digitale strategie wel? Of zit je met heel wat geïmplementeerde systemen die weinig blijvende impact creëren? We helpen je kijken door een andere bril en verleggen de focus van het digitale naar het mensgerichte.